Configurar controles internos importantes
Deberes separados de recibir fondos, desembolsar fondos, escribir cheques, firmar cheques y conciliar cuentas bancarias. Tener un empleado responsable de todas las funciones relacionadas con el efectivo hace que las pequeñas empresas sean vulnerables al fraude.
Los estados de cuenta bancarios mensuales deben entregarse sin abrir al propietario de la empresa, quien debe revisar de inmediato todas las transacciones. Los propietarios deben buscar firmas o endosos que puedan ser falsificados, números de cheques faltantes, cheques fuera de servicio y verificar los cheques compensados por el monto previsto.
Condiciones de empleo
Instituya verificaciones de antecedentes de los nuevos empleados y notifique a los solicitantes de empleo que se revisarán sus antecedentes.
Los estudios muestran que los empleados que son bien tratados y adecuadamente pagados tienen menos probabilidades de cometer fraude ocupacional que aquellos que no lo son.
Los empleados que guardan rencor contra sus empleadores, justificados o no, tienen más probabilidades de recurrir al fraude y el abuso ocupacional.
Condiciones del lugar de trabajo
Promueva las vacaciones: insista en que los empleados utilicen su tiempo de vacaciones. Use ese tiempo para revisar los libros en busca de discrepancias.
Fomente la denuncia anónima en caso de que los empleados sean testigos o se enteren de comportamientos sospechosos.
Obtenga información valiosa simplemente haciendo preguntas de una manera no amenazante ni acusatoria.
Realice auditorías internas y externas, especialmente una "auditoría de fraude" en lugar de una auditoría general, si sospecha de fraude.
Automatización
Utilice su firma de CPA para configurar su software de contabilidad. Hay muchas características útiles que se pueden utilizar.
Proteja con contraseña los archivos del personal y de los proveedores.
Asegúrese de que haya un registro de auditoría de todos los cambios realizados en los archivos maestros de proveedores, incluida una identificación de quienes realizaron los cambios en el archivo maestro.
