La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro operan con un presupuesto ajustado y un personal reducido para que puedan maximizar la cantidad de fondos y recursos asignados a su misión. El objetivo es reducir los costos generales y administrativos para marcar una mayor diferencia en la comunidad a la que sirven.
Por supuesto, existe una delgada línea entre controlar los costos y sacrificar el servicio y la experiencia en ciertas áreas, lo que puede crear un riesgo grave.
La contabilidad es un área que es absolutamente esencial para la existencia misma de cualquier organización caritativa. A medida que crece la organización sin fines de lucro, los requisitos de informes y auditoría a menudo se vuelven más complejos y requieren muchos recursos. Para organizaciones con recursos contables limitados, esto puede ser problemático, especialmente cuando llega el momento de la auditoría anual.
Afortunadamente, la solución no implica inflar su presupuesto para contratar un equipo de contabilidad. De hecho, los servicios de contabilidad de clientes (CAS) subcontratados pueden ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a reducir costos mientras implementan las mejores prácticas de contabilidad que reducen el riesgo.
¿Qué es CAS para organizaciones sin fines de lucro?
CAS se refiere a una variedad de servicios de contabilidad de clientes subcontratados para organizaciones sin fines de lucro, como contabilidad, nómina, conciliación y cumplimiento de auditoría. En Prager Metis, nuestro grupo CAS puede ser el departamento de contabilidad subcontratado de su organización sin fines de lucro, proporcionando información financiera valiosa, análisis en tiempo real y los recursos de una empresa internacional.
¿Cómo beneficia CAS a las organizaciones sin fines de lucro?
Prager Metis ofrece CAS a la carta, lo que significa que puede elegir los servicios que desea y necesita. Si desea continuar administrando ciertas funciones internamente, está bien. Nuestros servicios se personalizan para satisfacer sus necesidades y abordar sus desafíos específicos.
Por ejemplo, las auditorías consumen mucho tiempo. Si bien los diferentes estados tienen diferentes umbrales y requisitos de auditoría, el umbral mínimo para una auditoría anual en Nueva York es de solo $1,000,000.
Los auditores deben recibir información completa y precisa de manera oportuna. Cuanto más se tarde en producir los estados financieros y completar la auditoría, más costoso se vuelve el proceso. El incumplimiento de los requisitos de cumplimiento de auditoría también puede generar problemas de responsabilidad.
Recientemente ayudamos a una organización sin fines de lucro a reducir sus costos de auditoría de $21,000 a $12,500. Todos los datos se recopilaron, registraron y organizaron cuidadosamente de una manera que cumple con las auditorías, lo que simplificó el proceso y les ahorró tiempo y dinero.
Para muchas organizaciones sin fines de lucro con recursos limitados, la contabilidad aún se maneja en papel y en hojas de cálculo de Excel. Diferentes personas siguen diferentes procesos, registran datos de diferentes maneras y almacenan datos en diferentes lugares.
Además de crear dolores de cabeza de auditoría, los procesos contables que están desactualizados y dispares hacen que sea más difícil alinear cada área del presupuesto y cerrar los libros cada mes.
Desde nuestro compromiso inicial, evaluaremos cómo se ingresa y se informa la información para que podamos implementar las mejores prácticas que reduzcan los errores, simplifiquen los procesos y mejoren la eficiencia. También podemos revisar su presupuesto y ofrecerle orientación sobre cómo ahorrar dinero y dónde invertir para apoyar el crecimiento de su organización sin fines de lucro.
En otras palabras, el valor de CAS para las organizaciones sin fines de lucro va mucho más allá del cumplimiento diario de contabilidad y auditoría. Recibirá un mayor nivel de experiencia en contabilidad y personal redundante sin agregar uno o más salarios de tiempo completo.
El valor del software de contabilidad moderno para organizaciones sin fines de lucro
Nuestros servicios de contabilidad de clientes subcontratados para organizaciones sin fines de lucro se basan en plataformas de software populares y confiables como QuickBooks Online, Zero y Bill.com. Estos sistemas basados en la nube se pueden integrar con la mayoría de los productos de software de gestión de donantes. Si ya tiene un sistema de contabilidad, haríamos una copia de seguridad de ese sistema y lo moveríamos a nuestro sistema basado en la nube para garantizar el cumplimiento y maximizar la eficiencia.
El proveedor de software mantiene, asegura y actualiza el software de contabilidad basado en la nube para que su equipo interno pueda salir del negocio de la administración de software. Simplemente acceda a la información y genere informes según sea necesario desde prácticamente cualquier dispositivo y ubicación.
Esto le permite trabajar de forma remota sin comprometer la seguridad y brinda total transparencia en los servicios que brindamos. Nuestro equipo de contabilidad subcontratado podrá acceder de forma segura al software para proporcionar servicios de forma remota también.
Incluso puede configurar permisos de usuario para que los auditores puedan acceder a ciertos datos y documentación por sí mismos. El software de contabilidad utilizado por Prager Metis es intrínsecamente compatible con auditorías, lo que significa que los datos se ingresan y organizan de una manera que satisface los requisitos de auditoría y simplifica el proceso de auditoría.
Conclusión
Las mejores prácticas de contabilidad sin fines de lucro, el software de contabilidad moderno y una estrategia CAS personalizada, todo administrado por profesionales que tienen experiencia trabajando con la comunidad sin fines de lucro, pueden tener un impacto directo en la capacidad de su organización para cumplir con su misión y seguir creciendo.
Como directora de CPA de Prager Metis y líder de nuestro grupo CAS, me encantaría saber más sobre su organización. Analicemos cómo podemos respaldar las funciones contables de su organización sin fines de lucro y brindar orientación estratégica que mejore la salud financiera general de su organización. Por favor, póngase en contacto conmigo directamente en hmayer@pragermetis.com o 516-921-8900 extensión 10511.
