Los altos ejecutivos de las organizaciones sin fines de lucro que dependen de las donaciones, y sus directores financieros, saben que, en términos de financiamiento y gastos, la contabilidad de una organización sin fines de lucro es una trampa. Es decir, una organización sin fines de lucro debe gastar dinero en sus programas, la razón por la que existe en primer lugar, pero también necesita invertir en esfuerzos de recaudación de fondos. Si no promociona su organización a posibles donantes, no habrá ningún ingreso para los programas.
El truco para financiar esas necesidades entrelazadas, o la trampa, si se quiere, se reduce básicamente a una palabra: asignación. Gastar en exceso en programas y agotar el dinero necesario para recaudar fondos. Gasto excesivo en recaudación de fondos, a expensas de los programas, y los donantes perciben que la organización está más preocupada por construir su cuenta bancaria que por ejecutar sus programas. Resultado: las donaciones sufren.
Entonces, ¿qué debe hacer un director ejecutivo y/o CFO?
Un sistema de contabilidad efectivo para una organización sin fines de lucro debe realizar un seguimiento diligente de los gastos y asignarlos adecuadamente entre el programa y la recaudación de fondos. Prager Metis ha dedicado una sección de práctica completa a consultar con organizaciones sin fines de lucro sobre cuestiones contables, incluidas las asignaciones funcionales y las asignaciones de costos conjuntos. Mi recomendación a las organizaciones sin fines de lucro para lograr ese seguimiento diligente sería doble:
Primero, en caso de duda, consulte con su firma de contabilidad.
En segundo lugar, sepa lo suficiente sobre las muchas sutilezas de la contabilidad sin fines de lucro para contratar a la correcta.
Mi propósito aquí es ofrecer un consejo inicial y una idea de cómo mantener ese delicado equilibrio.
Comencemos con los programas, teniendo en cuenta que los programas sólidos, de alto perfil y efectivos son una de las mejores herramientas de una organización sin fines de lucro para, sí, recaudar fondos. Además, desde un punto de vista contable, existen algunos métodos menos obvios para canalizar los gastos hacia los programas, que es lo que a los donantes les gusta ver.
Para empezar, recordemos que prácticamente cualquier esfuerzo que desencadene un “paso de acción” por parte del público objetivo de una organización sin fines de lucro, en términos contables, puede considerarse un costo de programa. Por ejemplo, tome una organización sin fines de lucro cuya misión es encontrar la cura y la reducción de una enfermedad. La organización debe crear programas que apoyen esa misión.
Digamos que una organización sin fines de lucro invierte fondos en una gran campaña multimedia para promover regímenes de dieta y ejercicio que, según las investigaciones, reducen la posibilidad de contraer esa enfermedad. ¿El resultado esperado? El público objetivo de esa campaña "tomará medidas", es decir, incorporará esos regímenes a su estilo de vida para reducir la probabilidad de contraer la enfermedad. Dado que la campaña desencadenó la acción, los costos asociados con su promoción pueden considerarse un costo del programa. A no ser que…
Para duplicar la efectividad de esa promoción, también incluye un llamado a donaciones para la organización sin fines de lucro. Tal apelación requiere una asignación conjunta de costos. Parte del costo de producir y distribuir la campaña multimedia se consideraría costo del programa y parte del costo se consideraría recaudación de fondos. También debemos recordar que los gastos de recaudación de fondos pueden tener muchas formas.
Un ejemplo: 'Pero, ¿y si?'
Como dice el refrán, algunas personas son realmente buenas para hacer negocios. Entonces, para las organizaciones sin fines de lucro, a veces el mejor vehículo de recaudación de fondos de una organización puede ser la persona que la dirige. Ha habido casos en los que la junta directiva de una organización sin fines de lucro cuestiona todos los gastos asociados con los gastos de viajes y reuniones de algunos ejecutivos de alto nivel. Es decir, hasta que se den cuenta de cuántos millones de dólares en donaciones se pueden atribuir directamente a ese individuo. Esos gastos de viaje y reunión irían a la columna de recaudación de fondos.
Pero que si ¿Ese ejecutivo sin fines de lucro inició un blog en el que documentaron la dieta recomendada por la organización sin fines de lucro y su régimen de ejercicios? Junto con el blog, hay un video de ejercicios que presenta al ejecutivo en forma. También en el sitio hay historias de primera mano de visitantes que hacen dieta y ejercicio. Entretejidos en toda esta presencia en línea hay múltiples llamamientos para que los visitantes donen a la organización sin fines de lucro.
Y luego, ¿qué pasaría si el ejecutivo realizara una gira por las ciudades, hablando sobre su experiencia con el régimen, mostrando los resultados y, por supuesto, solicitando donaciones para la organización sin fines de lucro? Todo esto desencadenaría acciones y recaudaría fondos para la organización al mismo tiempo. Ahora la gran pregunta es: ¿Quién desenreda estas asignaciones utilizando los principios contables aceptados?
Puede parecer obvio que una organización sin fines de lucro contrataría a una empresa como la nuestra para asegurarse, en situaciones como la del ejemplo anterior, de que la organización asigna los gastos de manera adecuada y ventajosa. No olvidemos dos vehículos tradicionales de recaudación de fondos: telemercadeo y correo directo (materiales impresos). Tradicionalmente, esos gastos se asignarían a la recaudación de fondos.
Pero que si su empresa de contabilidad leyó su copia de correo directo y miró de cerca esos guiones de telemarketing, como lo hace nuestra empresa. ¿Qué pasaría si, después de hacerlo, su firma de contabilidad sugiriera agregar pasos de acción a la copia y los guiones? ¿Cuál sería el resultado? Una parte de esos gastos ahora puede asignarse a los gastos del programa que es, como ya habrán adivinado, lo que a los donantes les gusta ver.
