Si bien las organizaciones a menudo pasan por alto los requisitos de cumplimiento de impuestos relacionados con los viajes de negocios, los días de simplemente viajar y trabajar en un estado o país diferente por negocios sin pensar en las obligaciones fiscales están llegando a su fin. En busca de ingresos fiscales adicionales, las autoridades fiscales estatales de EE. UU. se están volviendo más estrictas y vigilantes en el control de los viajes de negocios.
Pasar mucho tiempo en viajes de negocios en un país fuera de los EE. UU., o incluso en un estado diferente dentro de los EE. UU., podría crear una exposición de PE para la entidad empleadora.
Todos los estados de EE. UU. tienen diferentes obligaciones de información, retención y presentación para las personas que prestan servicios. Las obligaciones de cumplimiento varían para el empleador y los empleados. Las multas y los intereses por incumplimiento varían según el estado. A nivel internacional, las oficinas de inmigración y de impuestos han comenzado a intercambiar información sobre los viajeros para un mayor cumplimiento.
En pocas palabras, para evitar riesgos de cumplimiento tributario, los empleados y empleadores deben cumplir con sus obligaciones de retención, declaración y presentación de la nómina. Algunos simples pros y contras pueden incluir:
- Diferenciar entre lo que es sujeto pasivo y lo que no lo es. Si las personas viajan para asistir a una conferencia, los riesgos probablemente sean bajos. Pero los riesgos pueden aumentar si las personas en una jurisdicción están desarrollando negocios o firmando contratos.
- Documento directrices y políticas claras. Por ejemplo, cree un umbral de tolerancia al riesgo en la cantidad de días en los que la empresa comenzaría a declarar/retener.
- Ten en cuenta Regulaciones específicas del país y del estado.
- Evaluar la posibilidad de realizar un seguimiento de todos los viajes de negocios a través de un equipo central.
- mira internamente o externamente para soluciones técnicas para rastrear y monitorear todos los viajes de negocios.
- Porque claro y documentado los datos son la mejor defensa si una autoridad fiscal llama, los equipos centralizados y la tecnología ayudarán a mantener la información.
Y finalmente, como cualquier otro cambio en la organización, trátelo como eso, un cambio.
